En kontorsflytt kräver ofta mer tid än man tror. Att vara ute i god tid skapar goda förutsättningar för att undvika stress, genomföra viktiga moment och säkerställa en smidig flytt. Vi rekommenderar att ni påbörjar planeringen minst 3–6 månader i förväg, beroende på verksamhetens storlek. Fundera gärna framåt i tiden – hur ser företaget ut om 3 år? Ofta löper hyresavtal flera år, så se till att välja ett kontor som passar era behov under en längre period. Se samtidigt över ert nuvarande hyresavtal.
2. Gör en noggrann planering
Kartlägg vad som ska flyttas, hur mycket volym det rör sig om och till vilket datum allt behöver vara klart. Utse en intern projektledare och skapa en detaljerad flyttplan med tydliga milstolpar och uppgifter. Ta hänsyn till IT-utrustning, möbler, avtal och eventuella ombyggnationer i nya lokalen. Kanske behöver ni sälja av grejer, eller beställa nya?
3. Informera medarbetare, kunder och partners i tid
En lyckad flytt bygger på god kommunikation. Informera medarbetare om tidsplan, de nya lokalerna och hur flytten kommer att påverka deras arbetsdagar. Hur ska de packa sina skrivbord och behöver de hjälpa till på själva flyttdagen? Glöm inte att meddela kunder, leverantörer och andra samarbetspartner er nya adress i god tid – särskilt om flytten påverkar er tillgänglighet eller inbokade möten.
4. Ta hjälp av en kunnig leverantör
Att anlita ett erfaret flyttföretag sparar både tid och bekymmer. Vi hjälper till med allt från packning och märkning till transport, montering och avfallshantering. Med oss som er partner vid flytt av kontor får ni en helhetslösning som minimerar avbrott i verksamheten och gör att ni snabbt kommer igång i den nya lokalen.
5. Räkna med förseningar
Oförutsedda hinder kan uppstå – förseningar i renovering, fel på ny utrustning eller sena leveranser. Ha därför en flexibel tidplan med goda marginaler. Det minskar risken för stress och panik och gör att ni kan hantera överraskningar när de uppstår.
6. Avsätt tid för flytt av kontoret
Att flytta kontor påverkar ofta arbetet under en eller flera arbetsdagar. Avsätt tid i kalendern för nedmontering, transport och uppstart. Planera bemanning därefter och kommunicera tydligt vad som förväntas av personalen under flyttveckan.
7. Ha en positiv inställning på flyttdagen
Flyttdagen kan kännas kaotisk – men med rätt förberedelser och rätt attityd blir det ett spännande och roligt steg för hela verksamheten. Se till att ha tillgång till nycklar, hissbokningar, rullvagnar och annat som kan komma väl till hands. Ha gärna en tydlig ansvarsfördelning på plats, så att alla vet vad de ska göra. Med en positiv inställning och tydlig kommunikation blir flytten en gemensam framgång. Glöm inte vatten, fika, kaffe och annat snacks som skapar god stämning!
8. Utvärdera efter flytten
När allt är på plats är det dags att utvärdera. Vad gick bra, vad kunde varit bättre, fungerar allt som det ska? Vilka lärdomar tar ni med er till framtida förändringar? Be gärna om feedback från personalen.
Fler tips
- Märk upp alla lådor med både innehåll och destination
- Sälj av möbler och utrustning ni inte längre behöver
- Dokumentera värdefull utrustning innan flytt
- Adressändra och uppdatera kontaktuppgifter
- Teckna tillfälliga försäkringar om nödvändigt
- Se över avtal i tid – service, nätverk, larmsystem och nycklar
- Boka flyttstädning
- Planera in catering, lunch eller fika för personal på flyttdagen
- Säkerställ att IT-anslutningar fungerar i nya lokalen